Comment refuser une candidature afin de ne pas vexer ?

Refuser une candidature avec la plus grande diplomatie

En tant qu’employeur, recevoir des milliers de candidatures fait partie de votre quotidien. Que cela soit pour répondre à une offre d’emploi ou une candidature spontanée, nombreux sont les candidats à tenter leur chance pour travailler au sein de votre entreprise. Hélas, parfois, les profils reçus ne répondent pas à vos critères et à vos attentes, engendrant ainsi un refus de candidature. Même si cela est toujours désagréable pour le candidat, cette démarche l’est tout autant pour vous. Aussi, découvrez comment refuser une candidature afin de ne pas vexer ?

Refuser une candidature avec la plus grande diplomatie

Qu’est-ce qu’un refus de candidature ?

Pour répondre à la question : comment refuser une candidature ? Il faut tout d’abord bien comprendre ce qu’est ce refus de candidature. Cette démarche intervient donc suite à la réception d’une candidature. Celle-ci peut avoir été envoyée pour répondre à une offre d’emploi ou encore, être une candidature spontanée. Cependant, tous les profils professionnels ne peuvent pas correspondre aux attentes du recruteur. Aussi, par politesse, il est important d’envoyer une lettre de refus de candidature afin que le candidat ne continue à pas attendre et à fonder des espoirs.

D’un point de vue légal et juridique, vous n’avez aucune obligation de justifier un refus de candidature. Néanmoins, dans le but de ne froisser ou décourager les candidats, il est important de savoir comment refuser une candidature avec la plus grande diplomatie.

Pourquoi est-ce important de savoir comment refuser une candidature ?

A cause d’un manque de temps ou jugeant que cela n’est absolument pas une priorité, les recruteurs ont souvent tendance à négliger la rédaction de leur refus de candidature. Ils ne prennent pas le temps de personnaliser leur lettre ou leur mail et se contentent d’envoyer des phrases générales et souvent vagues.

Cependant, cela peut gravement nuire à l’image de marque de votre entreprise. Ne pas personnaliser vos lettres de refus de candidature prouvera que vous ne prenez pas en compte les candidats souhaitant travailler dans votre humanisme. De plus, cela démontrera votre cruel manque d’humanité, qui sera très mal vu par d’autres profils qui pourraient avoir envie de travailler pour vous.

Quels sont les motifs principaux d’un refus de candidature ?

Si vous vous demandez comment refuser une candidature, c’est qu’un motif précis vous a freiné. Même si vous n’avez aucune obligation de le stipuler dans votre lettre de refus, cela pourra néanmoins être utile aux candidats. En effet, cela leur permettra de connaître leurs points faibles ou de ne pas reproduire les mêmes erreurs.

Une lettre de motivation peu convaincante

Le premier motif qui peut vous conduire à refuser une candidature est celui de la lettre de motivation peu convaincante. Cette lettre vient en complément du CV et doit prouver de manière directe et claire la motivation d’un candidat. Or, il peut arriver que celle-ci soit mal rédigée, qu’elle soit trop classique ou au contraire trop créative ou qu’elle ne fait que reprendre des expressions basiques.

Un profil qui ne correspond pas aux attentes

Autre motif qui peut vous amener à refuser une candidature : le profil ne correspond pas à vos attentes. En effet, il est possible que le candidat vous ait envoyé un CV et une lettre de motivation de qualité, cependant, il ne regroupe pas les compétences ou les qualités que vous recherchez.

Un meilleur candidat s’est présenté

Cela arrive hélas souvent en matière de refus de candidature, mais il est possible que vous ayez tout simplement trouvé le profil idéal. Il possède en effet toutes les compétences, les qualités mais aussi l’expérience professionnelle que vous espériez.

Un manque de poste à pourvoir

Ce motif de refus de candidature n’intervient que dans le cas d’une candidature spontanée. Cela veut dire que le candidat a envoyé son dossier de candidature sans répondre à une offre d’emploi. Cependant, il est possible que sa demande arrive au mauvais moment car, aucun poste n’est à pourvoir dans votre entreprise.

Ne pas laisser les candidats dans l'attente et sans expliquer le motif de refus

Ne pas se servir de modèles standards

Comment refuser une candidature sans vexer ? En évitant tout d’abord d’utiliser des modèles de refus de candidatures standards. En effet, bien souvent, par manque de temps ou de motivation, les employeurs utilisent des modèles de lettre toutes prêtes et qu’ils envoient à la volée. Les phrases génériques comme : « Merci pour votre candidature au poste de […], mais nous sommes au regret de vous annoncer que nous n’avons pas retenu… », conclues par « nous vous souhaitons bonne chance dans vos futures recherches » et d’un simple « Cordialement », n’est vraiment pas la meilleure solution pour refuser une candidature.

Utiliser des phrases très vagues et générales est vraiment mal vu par les candidats qui ont l’impression que vous n’avez même pas pris la peine de vous intéresser à eux. Dans ce cas, il est même préférable de ne pas répondre au risque de fortement vexer les candidats retenus.

En revanche, ces lettres-types peuvent vous servir de base afin de profiter d’un modèle déjà préparé. Cela vous permettra de gagner du temps, à condition que vous preniez le soin de bien personnaliser votre refus de candidature.

Prendre le soin de répondre à toutes les candidatures

Même si vous recevez des milliers de CV, il est concevable de ne pas répondre à tous les candidats qui postulent chez vous. Il est donc nécessaire de refuser une candidature avec diplomatie, mais surtout, en répondant à toutes les offres que vous recevez. Il n’y a effectivement rien de pire pour un candidat que de rester dans l’attente et de ne finalement jamais recevoir de retour. Il peut penser que vous n’avez même pas pris le soin de lire sa candidature et que vous le méprisez réellement. De plus, cela peut être une grande perte de temps pour vous. Si le candidat n’a pas de réponse de votre part, il peut penser que vous n’avez pas reçu sa candidature. Ce qui veut dire qu’il fera le nécessaire de vous la renvoyer dans les plus brefs délais, ce qui vous fera en finalité un double-travail d’analyse.

Se montrer honnête

Pour refuser une candidature et ne pas prendre le risque de vexer, il sera important de toujours vous montrer honnête. Il faut surtout éviter d’utiliser des phrases comme : « Votre profil est formidable mais… » ou « Vous êtes trop qualifié pour ce poste ». Même si ce n’est pas votre attention, les candidats auront clairement l’impression que vous vous moquez d’eux. En effet, une candidature n’est jamais refusée si le candidat est surqualifié ou qu’il possède le parfait profil professionnel

Vous devrez vous montrer direct pour refuser une candidature mais en essayant toujours de faire preuve de tact. Si néanmoins vous avez entre les mains un profil réellement trop qualifié et que vous préférez le garder pour d’autres responsabilités, dites-lui avec franchise. Pour cela, vous devez bien préciser quel poste et également les raisons précises de ce choix. Dans le cas inverse, montrez-vous ferme pour éviter toute possible ouverture.

Personnaliser votre refus de candidature

Comment refuser une candidature ? En prenant également le soin de toujours personnaliser votre lettre. Certes, cela peut s’avérer être une démarche contraignante, mais elle est indispensable pour éviter de froisser les candidats. Vous devrez donc bien reprendre les qualités ou compétences de la personne concernée pour lui prouver que vous avez bien lu sa candidature. Notez bien son nom et son prénom en formule d’appel mais également dans le corps de la lettre car, cela permettra au candidat de se sentir malgré tout important.

Prendre le soin d'encourager et remercier les candidats

Même si vous vous servez d’une lettre type, personnalisez toujours les phrases, même les plus utilisées. Imaginez que deux personnes se connaissant et ayant postulé dans votre entreprise reçoivent la même lettre de refus de candidature ? Cela vous discréditera réellement à leurs yeux et ils se feront un plaisir de vous critiquer à leur entourage.

Expliquer le refus de candidature

Nous l’avons expliqué plus haut, rien ne vous oblige sur le plan légal à expliquer pourquoi vous avez fait le choix de refuser une candidature. Cependant, cela est fortement conseillé pour éviter de vexer les candidats. Ils peuvent peut-être effectivement comprendre le refus, mais rester frustré de ne pas en connaître la raison. Fournir le motif de refus de manière directe et diplomate sera bien plus toléré qu’une simple lettre de refus sans explications.

Encourager les candidats dans leur recherche d’emploi

Pour bien refuser une candidature, vous ne devez pas hésiter à encourager les candidats dans leur recherche d’emploi. Il n’est jamais facile de rechercher un emploi, surtout avec votre refus qui peut les décourager. Aussi, pour qu’ils gardent une bonne image de vous, un petit mot cordial et d’encouragement sera donc toujours la bienvenu en fin de lettre.

Remercier les candidats qui ont postulé chez vous

Enfin, pour bien refuser une candidature, vous devez toujours remercier les candidats qui ont postulé chez vous. Ils sont effectivement pris du temps pour préparer et vous envoyer leur candidature. Cela est donc naturel de leur adresser un petit mot de remerciement, qui sera toujours très bien vu.